Visena er blitt oppgradert og her kan du lese om hva som er nytt. Merk: noen av elementene som er omtalt nedenfor kan din bedrift ha fått tidligere dersom de er i testgruppen eller har bedt om spesielt hyppig oppgradering.
Øk kvaliteten på kundebasen!
Vi har denne gangen gjort noen vesentlige endringer i hvordan oppretting av nye firmaer foregår. I tillegg har vi endret på hvordan selve editeringen av Firmakort ser ut.
Våre kunder er opptatt av at firmabasen skal holde høy kvalitet og å sikre at de som oppretter firma skal følge en definert prosess. Vi introduserer derfor en helt ny måte å opprette firmaer på som ivaretar våre kunders forskjellige behov for mer avansert kontroll på hvordan forskjellige typer av firmaer opprettes.
Vi beskriver her hvordan du skal gå frem for å opprette nye firmaer i Visena.
Trinn 1: Klikk på Ny i hovedmenyen og deretter på Firma:
Trinn 2: Velg hvilken mal som skal benyttes.
Velg hvilken mal som skal benyttes for oppretting av firma, f.eks Kunde, Prospect eller Leverandør, slik at Visena kan vite hvilken prosess som skal følges ved videre oppretting. (Visena-administratorer har rettigheter til å opprette forskjellige maler og tilhørende prosesser.) Du vil ofte stille helt andre krav til hva som skal kontrolleres og registreres ved oppretting av en ny kunde enn hvis noen skal registrere f.eks en leverandør. Du kan også velge om det automatisk skal opprettes et Prosjekt samtidig som Firma opprettes. Dette kan være alt fra Salg-, Leveranse, Habilitetssjekk- eller leveranseprosjekter.
Dersom malen som velges ikke skal opprette et prosjekt ser dialogen slik ut:
Dersom malen som velges skal opprette et prosjekt ser dialogen slik ut:
Her foreslåes Prosjektansvarlig å være den brukeren som oppretter Firmaet, men dette kan endres ved å klikke på den røde X etter navnet på Prosjektansvarlig.
Trinn 3: Skriv inn navn eller org. nr. til firmaet du ønsker å opprette.
Så snart du har skrevet inn navn eller org. nr. gjøres følgende kontroller:
- Finnes dette firmaet allerede som aktivt eller inaktivt? I så fall vises dette i listen “Treff i Visena”. Dersom selskapet finnes klikker man på Firmanavnet for å åpne “Oppdater Firma” dialogen.
- Finnet dette firmaet i Enhetsregisteret? I så fall vises selskapet i listen treff i Enhetsregisteret.
Dersom du ønsker å opprette nytt firma basert på data fra Enhetsregisteret klikker du på ønsket linje i listen “Treff i Enhetsregisteret” og klikker deretter på “Opprett firma”.
Trinn 4: Registrere firmaopplysninger.
For å forenkle oppretting og oppdatering av firmaopplysninger har vi gjort bland annet følgende designendringer på “Oppdater firma” dialogen:
- Redusert antall faner gjennom å samle nøkkelinformasjon under Generelt fanen.
- Fanene Adresser og Notater er fjernet og informasjonen som lå på disse vises nå under Generelt-fanen.
- Mer effektiv bruk av plassen gjennom å bruke to kolonner.
- Firmaopplysninger er samlet i logiske bolker slik som Firma og Kontaktinformasjon.
- Vi minner om at du ved å klikke på “Difi” knappene kan gjøre et lynraskt og kostnadsfritt oppslag mot Enhetsregisteret for å enten hente nytt firma eller vaske opplysningene du allerede har registrert. Du kan søke på enten Firmanavn eller Org. nr. Her er et eksempel:
Velg hvilke opplysninger du ønsker at skal oppdateres helt til høyre og trykk på Oppdater.
Trinn 5: Følg prosessen dere selv har definert.
Dersom firmamalen du valgte i trinn 1 skal opprette et prosjekt blir du etter lagring av firma sendt rett til Prosjektrommet. I eksemplet under har vi opprettet et firma basert på malen “Ny kunde”:
Legg merke til at etter hvert som kravene i prosjektet utføres logges dette og sikrer en god dokumentasjon av at prosessen er korrekt utført.
Alle prosjekter i Visena har et eget prosjektrom hvor du bla kan se Aktivitieter, Milepæler, Krav og Dokumentmaler.
Dersom du ønsker mer informasjon om hvordan du oppretter Firmamaler og Prosjektmaler kan du ta kontakt med Thomas Andresen på thomas@visena.b17.no eller ring 99 09 01 01.
Tags: enhetsregisteret, firmakort, mal, ny, opprett firma, prosess