Funksjoner · AML kundekontroll

AML og kundekontroll for regnskapsførere og revisorer.

Legitimering med BankID, søk mot PEP- og sanksjonslister og løpende overvåkning av klientselskapene. Bak det hele ligger en risikomodell dere styrer selv: poeng, terskler og kontrolltiltak, med automatisk reberegning når noe endrer seg hos klienten. Alt logges og arkiveres, klart til å legges frem.

Book en demo Se kjernefunksjonene ↓

Data lagret i Norge · Support på norsk, inkludert i prisen

Risikoklassifisering i Visena: porteføljeoversikt med risikoklasse, varsler og forfall per kunde

Kjernefunksjoner

Fra legitimering til løpende overvåkning

Kundekontroll av både personer og selskaper, bygget for revisjonsselskapets dokumentasjonskrav. Hvert steg gjennomføres, logges og arkiveres der klientforholdet allerede ligger.

Legitimering uten fysisk oppmøte

Klienten identifiserer seg med BankID, og fullt navn, fødselsnummer og folkeregistrert adresse hentes automatisk. Alle med BankID har legitimert seg med pass. Du vet at du har riktig person.

PEP- og sanksjonssøk, dokumentert

Personer sjekkes mot Nordisk PEP-liste og sanksjonslistene fra EU, FN, OFAC og HM Treasury. Resultatet lagres som en del av kontrollen på klienten, klart til å legges frem.

Selskapskontroll i én operasjon

Når dere vurderer en ny klient, henter og verifiserer du basisinformasjon, roller og reelle rettighetshavere, signaturrett og prokura, firmaattest, registerstatus og sanksjoner samlet, i stedet for oppslag i flere kilder.

Løpende overvåkning av porteføljen

Firmaer og personer som er lagt til overvåkning, følges løpende. Dere varsles når det skjer endringer som kan påvirke risiko, uten at noen på kontoret må huske å sjekke manuelt.

Egen prosess med sjekklister

Sett opp revisjonsselskapets egne prosedyrer med sjekklister for kundekontroll og onboarding av nye klienter. Hvert utført steg logges, så hele kontoret jobber likt, og dokumentasjonen er på plass når noen spør.

Arkivert der klienten allerede ligger

AML-funksjonen er koblet direkte til CRM og dokumentsenteret. Kontrollene arkiveres automatisk på riktig firma, prosjekt og person. Ingen filer å flytte, ingenting å huske.

Slik fungerer det

Slik gjennomfører du en kundekontroll

Start kontrollen i Visena

Velg person eller selskap og send forespørsel om legitimering. Klienten identifiserer seg med BankID der de er.

Systemet henter og kontrollerer

Navn, fødselsnummer og adresse hentes automatisk, og personen sjekkes mot PEP- og sanksjonslister. For selskaper hentes roller og reelle rettighetshavere.

Vurder funnene med egen sjekkliste

Følg revisjonsselskapets egen prosedyre for kundekontroll. Hvert steg du gjennomfører, logges automatisk.

Dokumentert og overvåket videre

Kontrollen arkiveres på riktig firma, prosjekt og person, og klientselskapet overvåkes videre. Du kan når som helst vise hva som er gjort.

Risikoklassifisering

Dere bestemmer risikomodellen. Standardmodellen følger med som forslag.

Hvitvaskingsloven krever risikobasert tilnærming, men den sier ikke hvordan deres modell skal se ut. Derfor er modellen i Visena byråets egen: poeng, terskelbeløp, klassegrenser og kontrolltiltak settes i et eget administrasjonsgrensesnitt. Deretter regner, varsler og dokumenterer Visena automatisk, kunde for kunde.

Poeng dere setter selv

15 risikofaktorer vurderes per kunde: bransje, selskapsform, alder, kontantintensitet, eierstruktur og flere. Dere justerer poengene per utfall, endrer terskelbeløp og slår av faktorer som ikke er relevante for byrået. Grunnlagsdataene hentes fra BRREG og andre kilder, ikke fra manuell inntasting.

AML-konfig i Visena: risikofaktorer med poeng per utfall og terskelbeløp

Bransje og geografi, ferdig utfylt

100 bransjer og landene dere møter i praksis ligger inne med risikonivå. Kunden får poengene automatisk fra sin NACE-kode og sine utenlandsbetalinger. Ett nivåbytte i tabellen oppdaterer alle kundene det gjelder.

AML-konfig i Visena: land-tabell med risikonivå og poeng per land

Fra poengsum til oppfølgingsfrekvens

Poengsummen plasserer kunden i Lav, Normal, Forhøyet eller Høy. Klassen styrer hvor ofte kunden gjennomgås, for eksempel hvert andre år ved lav risiko og hvert halvår ved høy. Grensene flytter dere selv.

AML-konfig i Visena: risikoklasser med poengspenn og frekvens for periodisk gjennomgang

Risiko som holder seg oppdatert

Nytt styre i BRREG, et PEP-treff, en endring i sanksjonslistene eller en observasjon fra saksbehandler. Dere velger hvilke hendelser som skal utløse ny beregning. Ingen trenger å huske å sjekke.

AML-konfig i Visena: hendelser som utløser automatisk reberegning av kundens risiko

Fire øyne når det trengs

Vurderes en kunde som Forhøyet eller Høy, eller noen overstyrer klassen manuelt, krever systemet at hvitvaskingsansvarlig attesterer før klassifiseringen låses. Forsterket kundekontroll utløses av betingelser dere har satt, ikke av skjønn i farten.

AML-konfig i Visena: kontrolltiltak med 4-øyne-kontroll og betingelser

Kundekontrollskjemaer med logikk

Et standard KYC-skjema følger med, klart til bruk. Dere bygger egne varianter med betingede oppfølgingsspørsmål, filopplasting og terskelbeløp hentet rett fra risikomodellen. Svarer klienten «ja» på aksjonæravtaler, ber skjemaet automatisk om dokumentasjonen.

Skjemabygger i Visena: KYC-skjema med betingede oppfølgingsspørsmål

Dokumentert mot riktig versjon

Hver endring i modellen versjoneres med hvem, hva og når. Tidligere vurderinger fryses mot versjonen de ble gjort i, og konsekvensen av en endring kan forhåndsvises før den publiseres. Det er svaret når tilsynet spør hvorfor en kunde fikk klassen den fikk.

AML-konfig i Visena: modellversjoner med endringslogg

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål vi ofte får

Hvilke lister sjekkes klientene mot?

Personer sjekkes mot Nordisk PEP-liste, som forvaltes av BankID Bankaxept AS. Sanksjonssøket går mot EUs konsoliderte sanksjonsliste, FNs sikkerhetsråds konsoliderte liste, OFAC (USA) og HM Treasury (Storbritannia). Søk og treff lagres som en del av dokumentasjonen på klienten.

Hvor lagres dataene fra kundekontrollen?

Alle data lagres i Norge, og hvert revisjonsselskap får sin egen virtuelle server. Deres klientdata blandes aldri med andres. Visena utvikles og driftes i Norge.

Må klientene våre ha norsk BankID?

Nei. I tillegg til norsk BankID støtter vi Buypass, svensk BankID og dansk MitID. Løsningen er utviklet i samarbeid med BankID, og Visena er autorisert forhandler.

Kan vi ta i bruk AML-funksjonen midt i sesongen?

Ja. Dere kan starte med AML-funksjonen alene og utvide med flere moduler senere. Innføringen planlegger vi sammen. Avtal en uforpliktende demo, så finner vi et opplegg som passer.

Hva koster det?

Det avhenger av hvor mange dere er og hvilke moduler revisjonsselskapet skal bruke. Avtal en uforpliktende demo, så går vi gjennom pakker og priser sammen.

Kan vi justere risikomodellen selv?

Ja. Poeng per risikofaktor, terskelbeløp, NACE- og land-tabeller, klassegrenser og gjennomgangsfrekvens styres av byråets administrator, i et eget grensesnitt for partner og hvitvaskingsansvarlig. Konsekvensen av en endring kan forhåndsvises før den publiseres.

Hva skjer med gamle vurderinger når modellen endres?

Ingenting. Hver vurdering fryses mot modellversjonen den ble gjort i, og hver versjon logges med hvem som endret hva og når. Dokumentasjonen står seg selv om modellen utvikler seg.

Hvordan fanger Visena opp endringer hos klienten?

Dere velger hvilke hendelser som utløser ny risikoberegning: endringer i BRREG, nye PEP- eller sanksjonstreff eller egne observasjoner. I tillegg kommer periodisk gjennomgang etter frekvensen risikoklassen bestemmer.