Kundekontroll, signering og timeføring, samlet og dokumentert

Advokatfirmaer som gjør kundetiltak etter hvitvaskingsloven trenger ett sted å gjøre og dokumentere dem. Visena samler kundekontroll, PEP- og sanksjonssjekk og løpende oppfølging med digital signering, timeføring, e-post og klientregister i ett norsk system. Dere beholder saksbehandlingssystemet dere har.

Tre ting Visena hjelper advokatfirmaer med

Kundekontroll med dokumentasjonen på plass

For oppdragene firmaet vurderer som omfattet av hvitvaskingsloven, gjør dere ID-kontroll med BankID, PEP- og sanksjonssjekk, reelle rettighetshavere og løpende oppfølging i Visena. Hvert steg logges, så dokumentasjonen kan hentes frem i stedet for å settes sammen i etterkant.

Signering og dokumenter uten omveier

Oppdragsavtaler, fullmakter og andre dokumenter signeres digitalt med BankID og arkiveres på klienten. Med tilgangsstyring bestemmer dere hvem som ser hvilke saker.

Timer og klienter på ett sted

Kalender og timeføring er koblet sammen, så timene føres på riktig sak med lite etterarbeid. Klientregisteret samler kontakter, e-post og historikk, og konfliktsjekken gjøres i samme system. Utvidet status gir løpende kontroll på fakturerbare timer for gruppe og enkeltpersoner.

Oppstart uten å bytte system

Demo med deres hverdag i tankene

En halvtime der vi tar utgangspunkt i hvordan dere jobber i dag. Dere vurderer i fred etterpå.

Oppsett og import

Kunder, kontakter og åpne oppdrag importeres sammen med oss. En egen fagansvarlig guider oppstarten og kvalitetssikrer importen.

Opplæring og oppstart

Alle medarbeidere i gang med norsk support og hjelpesenter, inkludert i prisen, også etterpå.

«Enkelheten er kanskje Visenas aller sterkeste side. Vi har benyttet løsningen i flere år, og vi er veldig godt fornøyde.»

Robert Gjelstenli

Revisjonsselskapet Varder AS

«Visena gir meg oversikt, og derfor også trygghet.»

Ole Christian Apeland

Apeland

Alt henger sammen

Hva koster Visena for et advokatfirma?

Prisen avhenger av antall brukere og hvilke deler av systemet dere tar i bruk. Support på norsk og løpende oppdateringer er alltid inkludert. Etter en demo får dere et konkret tilbud, slik at dere vet hva det koster før dere bestemmer dere.

Må vi bytte saksbehandlingssystem?

Nei. Visena kjører ved siden av systemet dere har. Mange starter med kundekontroll, signering og timeføring, og lar resten ligge. Homble Solheim valgte å bruke Visena til det meste, men det er deres valg, ikke et krav.

Er advokatfirmaet vårt rapporteringspliktig?

Det må firmaet vurdere selv, ut fra hvilke oppdrag dere har. Visena tar ikke stilling til det, men gjør det enkelt å gjennomføre og dokumentere kundetiltakene for de oppdragene dere velger å behandle etter hvitvaskingsloven.

Hvordan fungerer digital signering?

Dokumentet sendes fra Visena, klienten signerer med BankID, og det signerte dokumentet arkiveres automatisk på klienten. Signeringen er utviklet sammen med BankID og Signicat.

Hva skjer når noen ber om dokumentasjon på kundekontrollen?

Hvert steg i kundekontrollen er logget: hvem som ble kontrollert, når, mot hvilke lister, og hvilke vurderinger dere gjorde. Dere henter frem loggen i stedet for å lete i e-poster og mapper.

Hvor lagres dataene?

I Norge. Visena utvikles og driftes i Norge, og hver kunde har sin egen virtuelle server.